Calculadora de custo por convidado (festa e evento)
Divida o custo total de um evento pelo número de convidados e veja o gasto por pessoa.
A margem cobre imprevistos e convidados a mais. Para orçar do zero, some comida, bebida, local, decoração e serviço e divida pelos convidados.
Como funciona o cálculo
O custo por convidado é custo total ÷ número de convidados. A margem de sobra multiplica o total por (1 + folga%) para você não ficar no limite se aparecerem mais pessoas ou despesas.
O que costuma ficar de fora do orçamento
A maior parte dos estouros vem de itens que ninguém lembra de somar:
- Aluguel de espaço e taxas — limpeza, segurança, taxa de rolha, sonorização.
- Descartáveis e utensílios — copos, pratos, talheres, guardanapos, sacos de lixo.
- Gelo e água, que raramente entram na planilha inicial.
- Decoração e bolo, tratados como "detalhe" e que somam bastante.
- Equipe — garçom, cozinha, alguém para montar e desmontar.
- Transporte das compras e do que for alugado.
Custos fixos e variáveis mudam a conta por pessoa
Esta é a parte que confunde. O aluguel do espaço é um custo fixo: ele não muda se você convidar 30 ou 60 pessoas. Já comida e bebida são variáveis — crescem com cada convidado.
Por isso o custo por pessoa cai conforme a festa cresce: com poucos convidados, o fixo é diluído entre poucas cabeças. Se você está decidindo entre convidar mais ou menos gente, calcule os dois cenários — a diferença por pessoa costuma surpreender.
Uma folga de 10% a 15% não é exagero
Convidado que confirma e leva acompanhante, item que custou mais que o cotado, algo esquecido na véspera: isso acontece em praticamente todo evento. Orçar exatamente o previsto significa estourar. A folga é o que transforma o número em algo utilizável.
Como reduzir sem parecer que reduziu
- Horário fora das refeições (15h–18h) corta a necessidade de comida completa.
- Menos variedade, mais quantidade — quatro opções fartas custam menos e agradam mais que doze escassas.
- Bebida como maior alavanca: costuma ser o item de maior peso e o mais fácil de ajustar sem que a festa perca qualidade.
- Faça você mesmo o que rende — gelo, água saborizada e alguns doces simples saem muito mais barato do que comprados prontos.
Exemplos
- Custo total R$ 3.000 para 50 convidados: R$ 60 por pessoa.
- Com 15% de folga: o orçamento vira R$ 3.450 (~R$ 69/convidado).
Perguntas frequentes
Quanto de margem usar?
Entre 10% e 20% costuma ser prudente para festas — cobre convidados extras e aumento de preços.
O que incluir no custo total?
Comida, bebida, aluguel do espaço, decoração, som e mão de obra (garçom, buffet). Some tudo antes de dividir.
Como dividir a conta entre os organizadores?
Pegue o custo total e divida pelo número de pessoas que vão pagar — use a calculadora de divisão de conta.
O que sempre esquecem no orçamento de festa?
Gelo, descartáveis (copos, pratos, guardanapos, sacos de lixo), taxas do espaço, transporte das compras e a equipe de montagem. Juntos, esses itens costumam representar a diferença entre o previsto e o gasto real.
Por que o custo por pessoa cai em festa maior?
Porque parte das despesas é fixa. O aluguel do espaço custa o mesmo para 30 ou 60 convidados, então ele se dilui entre mais pessoas. Só comida e bebida crescem proporcionalmente.
Qual folga usar no orçamento?
De 10% a 15% sobre o total. Acompanhante não previsto, item mais caro que o cotado e esquecimentos de última hora acontecem em quase todo evento — orçar exatamente o previsto é planejar para estourar.
Calculadoras relacionadas
Mais calculadoras de Eventos
Ver todas →Churrasco
Saiba quanto de carne, bebida e carvão comprar para o churrasco, pelo número de convidados.
Bebidas para festa
Estime quanto de cerveja, refrigerante e água comprar para a sua festa.
Quantas pizzas
Descubra quantas pizzas pedir para o seu grupo, pelo número de pessoas, o apetite e as fatias por pizza. Exemplo: 10 adultos com fome normal ≈ 4 pizzas grandes.
Atualizado em 30 de junho de 2026 · por Rafael Rossi · Metodologia e fontes